Guida al Roadshow: Come Organizzare un Evento di Successo

Il roadshow è una delle tecniche di marketing operativo più efficaci se si vuole entrare in contatto con il proprio target di riferimento nel mondo offline, divenendo indimenticabili.

In una realtà sempre più digitalizzata, nella quale gli eventi sembrano tenersi più online che offline, promuovere il brand o un prodotto utilizzando tecniche di marketing operativo offline significa distinguersi dalla massa e, contemporaneamente, soddisfare una delle più grandi necessità del target: la creazione di un rapporto umano.

Raggiungere i potenziali clienti offline, infatti, non significa solo proporre prodotti o servizi accattivanti, ma soprattutto intrattenere relazioni. Organizzare un roadshow quindi significa creare una serie di eventi promozionali in cui il target e il brand entreranno in contatto diretto, attraverso tecniche di marketing face to face.

In questo articolo entreremo nel dettaglio di cos’è un roadshow, come organizzarne uno e, soprattutto, perché oggi è fondamentale utilizzare questa tecnica di marketing operativo per avvicinarsi ai propri consumatori.

Cos’è un roadshow

Il roadshow è una tecnica di marketing operativo che permette di mettere in contatto il brand e il suo target di riferimento nel luogo in cui è più naturale incontrarsi e stabilire relazioni, ovvero la strada.

Il termine roadshow, infatti, deriva dall’inglese e significa letteralmente mostrare in strada.

Grazie ai roadshow molti brand e aziende, ogni anno, riescono ad entrare in contatto direttamente con il proprio target di riferimento proprio durante la sua quotidianità.

Questo tipo di incontro permette di portare a termine diversi obiettivi, il primo tra i quali, sicuramente, è quello di migliorare la brand awareness.

Come abbiamo già anticipato quando si parla di roadshow si fa riferimento ad una tecnica di marketing operativo offline, utilizzata prevalentemente dalle grandi aziende, che avviene in un periodo di tempo ben definito, in diverse aree geografiche.

Questa tecnica di marketing prevede, infatti, l’organizzazione di eventi itineranti che solitamente toccano diverse città. Questi eventi sono pensati e organizzati sia per raggiungere gli specifici obiettivi di marketing propri di ciascuna azienda che, soprattutto, per mettere in contatto diretto il potenziale cliente e il brand.

Proprio per questo motivo un obiettivo che viene sempre raggiunto durante un roadshow ben organizzato è l’aumento della brand awareness.

Un roadshow, infatti, non è semplicemente un evento, ma un evento interattivo pensato per coinvolgere direttamente il target e per fargli vivere un’esperienza ben specifica che possa sia promuovere il prodotto che, contemporaneamente, rendere il brand indimenticabile.

Come organizzare un roadshow

Per poter organizzare un roadshow di successo, innanzitutto è fondamentale capire che come ogni tecnica di marketing anche il roadshow deve essere progettato in base ad un obiettivo specifico.

La prima domanda da porsi prima di organizzare un roadshow, quindi, è quale obiettivo primario voglio raggiungere?

Ogni obiettivo, a prescindere dalla sua tipologia, deve seguire l’acronimo SMART; ovvero deve essere:

• Specific – ovvero chiaro e ben definito.
  Per poter stabilire un buon obiettivo è necessario che questo sia ristretto ad un campo specifico come, ad esempio, voglio vendere 100 prodotti in più.
• Measurable – ovvero misurabile  e numericamente rilevante.
  Solo quantificando l’obiettivo sarà possibile comprendere se il roadshow sarà stato utile o no.
• Achievable – ovvero raggiungibile.
  E’ fondamentale che l’obiettivo prefissato venga stabilito in base a delle stime reali e possibili da raggiungere.
• Realistic – ovvero realistico.
  L’obiettivo deve essere attinente al mondo reale e utile, oltre che raggiungibile.
• Time-Based – ovvero monitorabile nel tempo.
  Ogni campagna promozionale deve avere una durata limitata nel tempo e il roadshow non fa differenza. L’obiettivo, quindi, deve essere raggiunto nello specifico periodo di tempo in cui il roadshow si svolgerà.

Sarà proprio stabilendo un obiettivo SMART che si potranno determinare le azioni da compiere nella fase organizzativa del roadshow.

Veniamo adesso all’organizzazione delle tappe del roadshow, ovvero ai punti geografici che il tour itinerante dovrà toccare.

Il primo aspetto da tenere in considerazione per stabilire i luoghi in cui organizzare il roadshow è il budget che si ha a disposizione.
Se il budget è fortemente limitato sarà necessario selezionare esclusivamente i luoghi nei quali si avrà la sicurezza di trovare il proprio target di riferimento. Se, ad esempio, il roadshow dovesse promuovere un prodotto destinato a un target di studenti tra i 18 e i 25 anni, in caso di budget limitato sarebbe opportuno toccare le principali città universitarie.

Il secondo aspetto da tenere in considerazione sarà come stabilire la location specifica in cui si svolgeranno le tappe del roadshow.
Scegliere una città non basta, è necessario selezionare un luogo specifico di quella città. Un luogo in cui il proprio target di riferimento trascorra la propria quotidianità.  Anche la tipologia di roadshow dovrà essere determinata in base all’obiettivo.
Se si vuole far conoscere un prodotto sarà fondamentale farlo provare ai potenziali clienti, in modo che questi possano capire che tipo di problematiche questo obiettivo possa risolvere.

Anche se l’obiettivo dovesse essere la brand awareness sarà fondamentale promuovere i prodotti. Il brand, infatti, solitamente è legato a doppio filo con i propri prodotti, e proprio per questo motivo, anche se il roadshow è  strutturato per aumentare la brand awareness, sarà fondamentale organizzare eventi e piccoli contest che rendano il prodotto invitante agli occhi dei consumatori.

Dopo aver stabilito la tipologia di evento da realizzare viene il momento di cercare le location adatte a coinvolgere il proprio target di riferimento.

Un altro punto cruciale nell’organizzazione del roadshow è la gestione della logistica e della richiesta dei permessi.

Dal momento che, come abbiamo ripetuto più volte, il roadshow è un insieme di eventi itineranti, la logistica gioca un ruolo fondamentale nel successo di tutto il tour.

Oltre alla logistica, un altro elemento da tenere in considerazione se il tour si svolgerà all’aperto è la richiesta di permessi per l’occupazione del suolo pubblico.

Tralasciare questi due aspetti, anche se meramente organizzativi, significa condannare il roadshow, e la propria promozione, al fallimento.

Questa foto è stata scattata prima del Covid-19

– Le figure professionali necessarie

L’ultimo step da tenere in considerazione per l’organizzazione di un roadshow è la selezione dello staff.

Per far funzionare un roadshow e avere risultati certi è indispensabile avvalersi di figure professionali specializzate, che sappiano come entrare in contatto con i potenziali clienti coinvolgendoli nell’evento, senza però risultare invadenti come, ad esempio, delle promoter.

Queste figure professionali dovranno essere monitorate durante tutto lo svolgimento del roadshow e, soprattutto, dovranno essere gestite da una figura specifica che in gergo viene definita tour leader. Sarà compito del tour leader monitorare l’andamento del roadshow e, contemporaneamente, motivare i suoi colleghi per dare sempre il meglio durante tutto lo svolgimento degli eventi.

Per poter organizzare un roadshow di successo, quindi, sarà necessario poter selezionare personale specializzato, che abbia già un’esperienza pregressa nel ruolo e nel settore di promozione e che sappia come comportarsi per raggiungere l’obiettivo prefissato.

Scegliere figure professionali sbagliate, o poco consone alla promozione significherebbe annullare tutta la potenza del roadshow in quanto, come abbiamo già detto, questa promozione si basa esclusivamente sul rapporto umano.

La fase promozionale

L’ultimo punto da tenere in considerazione nell’organizzazione del roadshow è come comunicare l’evento e generare attesa.

Per poter fare in modo che il roadshow abbia successo, infatti, è fondamentale che i potenziali clienti sappiano dell’esistenza di questo specifico evento e che lo aspettino con impazienza.

Una volta generata questa impazienza si hanno due possibilità:

• Spiegare come si svolgerà l’evento nello specifico, in modo da attrarre specificatamente un determinato tipo di persone.
• Generare curiosità mantenendo il riserbo sul programma, in modo da attrarre più persone che verranno mosse dalla curiosità.

Organizzare un roadshow è un processo complesso, che non può essere improvvisato.

Proprio per questo motivo, per organizzare un roadshow sarà necessario rivolgersi a dei professionisti del marketing operativo.

Noi di Hostess&Promoter, agenzia di marketing operativo specializzata in field marketing, siamo la soluzione ideale per l’organizzazione del tuo roadshow.

Perchè scegliere noi?
Ecco qualche motivo:

• Esperienza – da più di 10 anni organizziamo tour e roadshow per i maggiori brand, in tutta Italia
• Più di 300.000 profili professionali – il nostro database conta più di 300.000 profili professionali specializzati in diversi settori.
• Pensiamo noi alla formazione dei collaboratori – la formazione dei professionisti che lavoreranno al roadshow sarà completamente erogata dalla nostra agenzia.
• Logistica e permessi non sono più un problema – sarà la nostra agenzia ad occuparsi sia della logistica che della richiesta dei permessi come, ad esempio,  la richiesta di occupazione del suolo pubblico
• Report digitalizzati giornalieri – scegliendo Hostess&Promoter per organizzare il tuo roadshow avrai la possibilità di monitorare giornalmente l’andamento della tua promozione, direttamente dal tuo smartphone e in tempo reale.

Cosa aspetti?
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Organizziamo il tuo roadshow di successo insieme.