Event Manager: Chi è, Cosa Fa, Come Diventarlo

L’event management è, al giorno d’oggi, una vera e propria scienza, una disciplina focalizzata sull’organizzazione di eventi su larga scala. L’event manager, o event planner, è il professionista che si occupa di organizzare e gestire eventi aziendali o privati dall’ampio respiro. 

Cosa fa esattamente un event manager e come diventarlo? Scopriamo di più in questo approfondimento. 

Event manager: il suo ruolo 

L’event manager è il responsabile dell’evento: a egli spetta la direzione e sovrintendenza di tutti gli step progettuali e attuativi, dalla pianificazione dell’evento sino alle attività post-evento. Trattasi, quindi, del professionista che cura la realizzazione di eventi quali convegni, meeting, fiere, concerti, mostre, spettacoli, manifestazioni sportive o altri eventi quali matrimoni e avvenimenti sociali. 

L’event manager segue ogni fase del progetto, gestendo fornitori, budget, clienti, personale, attività di comunicazione e sicurezza. Tra le responsabilità dell’event manager rientrano:

• la definizione degli obiettivi dell’evento, sia in termini di comunicazione che di marketing;
• la scelta della tipologia e del format dell’evento, sulla base di fattori quali budget, target e risorse disponibili;
• la pianificazione delle tempistiche e delle varie scadenze per le diverse fasi del progetto;
• la scelta della location, considerando aspetti quali l’accessibilità, la capienza e l’atmosfera; 
• la gestione e ottimizzazione del budget, garantendo il rispetto dei costi preventivati;
• la selezione dei fornitori e la negoziazione di contratti che garantiscano la qualità dei servizi;
• la promozione dell’evento. Dalla creazione alla gestione della campagna di comunicazione;
• la gestione del team e la valutazione delle performance dei professionisti coinvolti;
• la supervisione dell’evento in loco. L’event manager ha il compito di risolvere qualsiasi eventuale imprevisto durante l’evento, garantendo un’esperienza positiva a tutti i partecipanti. 

Tipologie di collaborazioni 

L’event manager può lavorare in modo indipendente oppure collaborare, in qualità di dipendente, con aziende e agenzie di diversa natura. Scopriamo le possibili collaborazioni: in azienda, in agenzia, come freelance o nell’universo digitale e virtuale. 

Event manager in azienda

La collaborazione di un professionista nell’organizzazione di eventi permette alle aziende, generalmente realtà di ampio respiro, di raggiungere in modo coordinato numerosi obiettivi aziendali. L’organizzazione di eventi, sia su piccola che su larga scala, può contribuire infatti a promuovere il marchio, favorire gli interessi aziendali e incentivare la fidelizzazione degli utenti. 

Per la progettazione di un’efficace strategia di marketing, le aziende devono considerare gli eventi in qualità di attività essenziali per offrire al consumatore esperienze positive, di scambio e di relazione. L’event manager si occupa di organizzare sia eventi verso l’esterno, ovvero che coinvolgono utenti e consumatori finali, sia verso l’interno (come team building, corsi di formazione e altre occasioni tese a migliorare il rapporto tra i dipendenti e a favorire lo scambio di opinioni). 

Event manager freelance

Chi sceglie la carriera freelance può lavorare in modo più flessibile e autonomo. Può definire orari, scegliere progetti e clienti, operando da remoto e gestendo in modo indipendente il proprio tempo sulla base delle priorità. 

Generalmente, l’event manager freelance è un professionista munito di partita IVA, che collabora con diversi clienti impegnati in business anche molto differenti. Come freelance, il professionista si assume in esclusiva le responsabilità e i rischi legati all’organizzazione dell’evento. 

Event manager in agenzia

Collaborare con un’agenzia specializzata nell’organizzazione di eventi consente all’event manager di cimentarsi in progetti anche molto differenti, sperimentando numerose tipologie di eventi e ampliando le proprie competenze. 

Lavorare in agenzia significa anche collaborare con un team di specialisti, potendo quindi apprendere da altre figure professionali e confrontarsi con esse. L’agenzia consente, inoltre, di ampliare la rete e i contatti dell’event manager, permettendogli di accedere a nuove opportunità di crescita professionale. 

Event manager nel settore digitale e per eventi virtuali 

Anche la professione di event manager è coinvolta dalla transizione verso la digitalizzazione. Sempre più spesso, infatti, questi professionisti sono chiamati a organizzare eventi virtuale in rete, potenziando le proprie competenze tecnologiche. 

L’event manager può specializzarsi anche esclusivamente nell’organizzazione di eventi digitali, che consentono al brand/cliente di raggiungere un pubblico globale, abbattendo le barriere geografiche. Gli eventi virtuali, più degli eventi offline, offrono la possibilità di misurare i risultati e di ottimizzare le strategie di comunicazione e marketing, mediante tecnologie sempre più sofisticate. 

Competenze di un Event Manager 

Per poter organizzare eventi di successo e gestire ogni dettaglio con la massima attenzione, l’event manager deve possedere numerose competenze, sia soft che hard skill. Tra esse rientrano: 

• capacità organizzativa, indispensabile per il coordinamento di tutte le risorse;
• capacità di pianificazione, necessaria per la progettazione dell’agenda e di tutte le scadenze e attività;
• creatività, una skill essenziale soprattutto se l’event manager si occupa della componente progettuale e di allestimento;
• abilità relazionali per la gestione dei rapporti con fornitori, clienti, partecipanti e risorse umane;
• capacità decisionali e di problem solving. Essere in grado di gestire problemi ed emergenze rappresenta una delle abilità indispensabili per lo svolgimento di questo lavoro;
• abilità multitasking, indispensabili per la corretta gestione di servizi in campi molto differenti tra loro, come sicurezza, finanze, logistica, arte e spettacolo, risorse umane;
• capacità di negoziazione, utile per contrattare le condizioni più vantaggiose con fornitori e clienti; 
• competenze tecnologiche e capacità di utilizzare programmi, applicazioni e software per la promozione degli eventi. 

Alcune competenze trasversali, inoltre, possono contribuire a rendere più gratificante la carriera dell’event manager:

• gestione economico-finanziaria per l’amministrazione di preventivi e consuntivi;
• sicurezza, per la gestione delle attività di prevenzione e sicurezza coinvolte dall’evento;
• comunicazione, per la cura degli aspetti promozionali e di marketing.

Formazione e Certificazioni necessarie

Al momento, non esiste ancora un percorso formativo unico e obbligatorio per accedere alla carriera di event manager. Alcune strade, però, possono contribuire allo sviluppo delle competenze necessarie a diventare un professionista nell’organizzazione di eventi: 

• laurea in Event Management, Turismo, Comunicazione, Marketing, Ingegneria o Economia; 

• Master post-laurea dedicati all’approfondimento di conoscenze specifiche riguardanti l’event management (eventi aziendali, culturali, digitali). I master consentono di acquisire abilità pratiche e teoriche di secondo livello, professionalizzanti; 
• corsi professionali erogati da enti formativi, focalizzati su aspetti specifici dell’event management (come la pianificazione del budget, la comunicazione online oppure la gestione del team);
• certificazioni. Alcuni attestati vengono riconosciuti a livello internazionale, come il Certified Meeting Professional (CMP) o il Certified Special Event Professional (CSEP) o il Certified Event Manager (CEM). In Italia esistono due importanti certificazioni: Esperto in Meeting & Event Management, rilasciata da Federcongressi&eventi. Il professionista può ottenere tale attestato superando un esame al termine di uno specifico corso di formazione. La seconda certificazione italiana è l’Event Manager Senior, rilasciata dall’Associazione Italiana Formatori (AIF). Anche per ottenere tale certificazione occorre superare un esame e possedere una comprovata esperienza lavorativa nel settore degli eventi.

Ciò che fa la differenza, tuttavia, è l’esperienza acquisita durante gli anni di lavoro: nella fattispecie, le competenze multidisciplinari, di tipo tecnico-amministrativo e relazionale-emotivo. Un bravo event manager dimostra eccellenti capacità di problem solving e di project management. Costruisce una solida rete di contatti, creando relazioni costanti e rimanendo aggiornato rispetto alle nuove tendenze.  

Quanto guadagna un event manager?

Lo stipendio base per un organizzatore di eventi oscilla tra i 1.400 e i 1.800 € al mese. La RAL media varia a seconda della competenza e della seniority del professionista, e si aggira intorno ai 24-35 mila euro all’anno. Tali cifre, però, possono variare anche sensibilmente a seconda del curriculum e dell’esperienza dell’event manager. 

Partner dell’Event Manager 

Per l’organizzazione di eventi di successo, oltre all’event manager vengono coinvolte altre figure professionali che possono influenzare, anche sensibilmente, la riuscita dell’evento. I partner principali di un event manager nell’organizzazione di un evento sono:

• gestori delle location. Una delle skill più importanti per un organizzatore di eventi riguarda la scelta della location più adeguata all’evento. Durante la scelta, il professionista si interfaccia con vari gestori: l’event management stringe una relazione con queste figure professionali, ricercando e trovando il luogo più adatto alle esigenze del cliente e al tipo di evento;
• fornitori del servizio catering. La definizione del menu, della mise en place e del servizio richiedono particolare attenzione. L’event manager collabora a stretto contatto con il fornitore del servizio catering, predisponendo ogni dettaglio sulla base delle richieste del cliente, delle sue preferenze e del budget a disposizione;
• fornitori di servizi tecnici come impiantisti audio, video, illuminazione, sicurezza e allestimenti. L’organizzatore di eventi lavora a stretto contatto con professionisti specializzati nella fornitura di tali servizi, per poter garantire al cliente un’alta qualità delle prestazioni e una scelta adeguata all’evento;
• agenzie di comunicazione. L’organizzatore di eventi è chiamato a collaborare con una o più agenzie di comunicazione per lo sviluppo di una strategia di promozione mirata, soprattutto quando l’evento necessita di una campagna di comunicazione ad hoc;
• agenzie di hostess e steward. L’event manager, per la gestione dell’accoglienza e dell’assistenza agli ospiti, può collaborare con agenzie specializzate che offrono personale qualificato e specializzato. Realtà come Hostess&Promoter.

Hostess&Promoter, agenzia specializzata nell’organizzazione di eventi di settore, dai convegni alle fiere, dai lanci prodotto sino agli eventi in store, propone una vasta gamma di servizi, supportando il cliente e il professionista durante ogni fase dell’organizzazione di un evento. Dalla pianificazione alla gestione logistica, dalla promozione alla comunicazione di eventi di settore: il team di hostess, promoter, steward ed esperti in field marketing e in store marketing può aiutarti a creare il format più adatto al tuo evento, organizzando insieme a te una manifestazione memorabile, piacevole e vincente. Scopri di più: contatta Hostess&Promoter per maggiori informazioni e per una consulenza su misura.