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L’event management e l’importante ruolo di un Event Manager

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Quando si parla di event management – o gestione eventi – ci si riferisce ad una varietà di funzioni finalizzate alla pianificazione e all’esecuzione di eventi su larga scala, che possono includere cerimonie, conferenze, convegni, concerti, fiere, meeting aziendali.

Creare un evento di successo richiede molto duro lavoro, abilità ed esperienza, nonchè la capacità per un event manager di sapersi districare tra una serie trasversale di competenze che vanno dal marketing alla comunicazione, dalla contabilità alla logistica fino alla gestione del personale, solo per citarne alcune.

Ma vediamo più in dettaglio che cos’è l’event management e quali sono le skills necessarie per essere un buon event manager.

 

Cos’è l’event management

Quando si parla di gestione eventi parliamo del processo di pianificazione di un evento. Può trattarsi di qualsiasi tipo di evento, sia in presenza, che virtuale o ibrido. E’ difficile dare una definizione univoca del concetto di event management vista la sua poliedricità, ma potremmo definirlo come l’ applicazione creativa delle competenze professionali necessarie all’organizzazione di un evento mirato ad un pubblico di destinazione specifico, per raggiungere l’obiettivo desiderato.

La gestione degli eventi include una varietà di attività per l’esecuzione di eventi su larga scala. Si tratta di gestire la logistica generale dell’evento, lavorare a stretto contatto con il personale e condurre la gestione del progetto dell’evento nel suo complesso.

Ulteriori compiti includono la gestione del budget e dei team di persone responsabili di ciascuna funzione, nonché la supervisione dei servizi prestati dei fornitori esterni.

Qualunque sia la sua natura, l’organizzazione di un buon evento richiede tempo ed un’accurata pianificazione: dalla definizione del budget alla scelta della location, dalla selezione del team di lavoro alla gestione dei rapporti coi fornitori fino ad arrivare alla promozione dell’evento stesso, è chiaro che nulla debba essere lasciato al caso e che tralasciare anche solo il minimo dettaglio potrebbe inficiare la buona riuscita dell’evento.

Cosa fare dunque per progettare un evento di successo? E’ bene affidarsi ad un buon event manager, che abbia le competenze, l’esperienza e la caratteristiche personali più idonee a gestire al meglio ogni aspetto dell’evento che si intende organizzare. Ma cosa fa un event manager e quali sono le caratteristiche che deve avere per svolgere al meglio il proprio lavoro? Scopriamolo insieme nel prossimo paragrafo.

 

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Il ruolo dell’Event Manager

L’event manager è la figura professionale che si occupa dell’organizzazione di eventi complessi.

Il ruolo di un event manager implica la supervisione, la progettazione, l’allestimento e l’esecuzione di eventi che possono variare da riunioni di networking con pochi partecipanti a conferenze su larga scala con migliaia di partecipanti e della durata di diversi giorni. Egli lavora a stretto contatto con il personale e con i fornitori per assicurarsi che l’evento venga eseguito secondo i piani. Gli event manager possono lavorare all’interno di un ente pubblico, di un’azienda o di un’associazione, oppure essere dei liberi professionisti.

Un event manager deve in primo luogo identificare la tipologia di evento da organizzare, individuandone il concept e il target di riferimento. Il suo ruolo prevede poi di definire nei dettagli la programmazione dell’evento: stabilire date, definire il budget, proporre ipotesi di location, prevedere la presenza di eventuali sponsors e media partners, etc.

Egli deve quindi gestire i rapporti con fornitori e coordinare il team di lavoro e la sicurezza per garantire la buona riuscita dell’evento.

 Le skills necessarie

Come abbiamo già visto nei paragrafi precedenti, quello dell’event manager è un lavoro molto complesso che richiede capacità ed un buon numero di competenze trasversali per essere svolto al meglio. Qui di seguito indichiamo alcune skills imprescindibili per diventare un buon event manager.

– Ottima predisposizione ai rapporti interpersonali

Questa è senza dubbio la prima qualità che tutti gli event manager di eventi di successo hanno in comune. L’event management comporta infatti la necessità di doversi interfacciare con un gran numero di soggetti diversi e per questo un buon event manager saprà dialogare con sicurezza con loro, siano essi i membri del team, i fornitori, gli sponsor, i partecipanti all’evento o altro. Gestire un evento è essenzialmente un lavoro di squadra e un buon event manager sarà in grado di costruire e mantenere buone relazioni con gli altri, risolvere conflitti e negoziare in modo sicuro ed efficace.

– Flessibilità e problem solving

La gestione di un evento può essere assai imprevedibile: non importa infatti quanto meticolosamente si pianifica un evento, poiché qualcosa può sempre andare storto. I manager di eventi di successo devono essere in grado di intervenire quando necessario, con buone doti di flessibilità e di problem solving. Risolvere i problemi e prendere decisioni spesso difficili in modo rapido, sicuro ed efficiente fa parte del lavoro di un event manager.

– Ottime capacità organizzative

Un buon event manager deve essere in grado di destreggiarsi tra più attività contemporaneamente sia in fase di pianificazione che di esecuzione dell’ evento, delegando quando è necessario e disponendo sempre di un piano B in caso di bisogno.

– Capacità di lavorare sotto stress

Tutte le persone coinvolte nell’evento considereranno l’event manager come il loro primo punto di contatto e di riferimento. Nei momenti di stress e di maggior frenesia è importante mantenere la lucidità necessaria per prendere sempre le decisioni migliori e garantire una gestione del lavoro impeccabile. Per essere un buon event manager è necessario essere in grado di rimanere calmi ed equilibrati anche nei momenti di maggior difficoltà.

– Capacità decisionali

I migliori event manager sono in grado di prendere diverse decisioni contemporaneamente e in maniera assai rapida. Essere in grado di prendere decisioni in modo ponderato, rapido e sicuro sono tutti tratti distintivi di un buon event manager.

– Capacità di comunicazione e predisposizione all’ascolto

Essere un buon comunicatore, fermo e sicuro di sè è la qualità che permette ad un event manager di qualificarsi come un efficace team leader. Avere buone capacità comunicative significa non solo  comunicare in modo rispettoso con gli altri ma anche essere in grado di accettare le critiche in maniera costruttiva, rendendosi pronti ad accogliere con favore le idee degli altri.

– Attenzione ai dettagli

Un buon event manager non può che essere attento ai dettagli, per garantire un’impeccabile riuscita dell’evento. La capacità di prestare attenzione ai dettagli è una dote fondamentale per ogni event manager di successo, il quale sa che esiste una linea marcata tra l’organizzazione di un buon evento e uno che resta davvero impresso nella memoria.

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Quanto guadagna?

A questo punto sorge spontanea la domanda: quanto guadagna un event manager? I guadagni possono variare a seconda dell’area geografica e del livello di esperienza dell’event manager, ma in linea di massima possiamo dire che lo stipendio medio annuo per questa figura professionale si aggira indicativamente intorno ai 24-35 mila euro.

 

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