Figure professionali organizzazione eventi: quali sono

Questa foto è stata scattata prima del Covid 19.

Se devi organizzare un meeting, una fiera, o un workshop verosimilmente un amico o un collega lungimirante  ti avrà consigliato di non fare tutto da solo, ma di  rivolgerti a delle figure professionali per l’organizzazione di eventi.

Probabilmente all’inizio avrai avvertito una certa diffidenza e quasi sicuramente avrai pensato  Ma davvero esistono figure specializzate per un’attività così semplice?
La risposta a questa domanda è sì: esistono,  e il motivo è che organizzare un evento è molto più complesso di quanto potrebbe sembrare. 

L’evento, al contrario di quanto molti pensano,  non è solamente un momento di svago, ma fa parte di una vera e propria strategia di marketing che può essere volta ad aumentare l’awareness, stimolare la loyalty oppure ad acquisire lead qualificati e prospect, ovvero potenziali clienti. 

Pensiamo a tutte le aziende che ogni anno spendono decine di migliaia di euro per avere un proprio stand all’interno di una fiera di settore. Con un investimento così importante nulla può essere lasciato al caso. 

Pensiamo adesso all’enorme team che provvede all’organizzazione di queste fiere. Ovviamente non stiamo parlando di un singolo, ma di centinaia di persone, ognuna con un compito ben definito.

A prescindere  che sia per aziende o per enti pubblici, l’organizzazione di eventi è un campo che ha bisogno di capacità precise e che vede l’intrecciarsi di molteplici figure specifiche focalizzate in attività diverse eppure complementari. 

In questo articolo ti spiegheremo quali sono le figure professionali imprescindibili per organizzare un evento di successo, i loro ruoli nelle varie fasi di realizzazione e, soprattutto dove trovarle. 

Ma iniziamo subito a conoscere meglio tutti i professionisti che dovrebbero essere coinvolti nella realizzazione del tuo evento, se vuoi davvero che questo abbia successo e che possa raggiungere risultati importanti.

Quali sono le figure coinvolte nell’organizzazione di un evento?

Per poter organizzare un evento efficace, che raggiunga gli obiettivi per cui è stato creato, una persona sola non è sufficiente. Nonostante esistano professionisti come l’event manager, che si occupano della progettazione generale e del monitoraggio, il successo di un evento è affidato anche a diverse altre figure professionali organizzazione eventi, figure specifiche e specializzate in attività ben precise. 

Andiamo a scoprire di più su queste figure, sui loro compiti e sul perché ognuna di queste è fondamentale per la realizzazione di un evento che possa raggiungere gli obiettivi per il quale è stato progettato, a prescindere da quali essi siano. 

Event planner 

L’event planner, è forse la professionalità conosciuta tra tutte le figure che si occupano di organizzazione di eventi.  Il suo compito è quello di fare planning ovvero di pianificare e progettare l’evento in tutti i suoi particolari. 

A prescindere che sia organizzato da enti pubblici o da aziende private, per poter creare un evento è fondamentale innanzitutto stabilire obiettivi e possibilità di organizzazione, per poi definire il luogo e il tema. Questo è il compito che l’event planner che deve portare a termine. Deve immaginare l’evento in tutti i suoi dettagli e impostare un progetto ad hoc, che poi dovrà essere approvato e realizzato.  

Ma per poter realizzare un evento, ovviamente è necessario stabilire un budget che poi dovrà essere amministrato. La gestione del denaro, e il suo controllo è un compito che ricade sulla sezione di amministrazione.

Amministrazione e controllo 

Nonostante non si tratti di una singola figura professionale, la sezione di amministrazione e controllo è quella che si occupa di predisporre, preparare e gestire la parte amministrativa, contabile e finanziaria dell’evento.
Il compito dell’amministrazione, inoltre, è anche monitorare che tutte le azioni compiute rientrino all’interno del budget prestabilito.

Ma dove si trovano i fondi necessari per creare un evento? 

Sponsor 

Per potersi assicurare la sostenibilità economica di un evento è necessario avvalersi della collaborazione di uno o più sponsor. Per poter selezionare gli sponsor è necessario strutturare un piano di sponsorizzazione, nel quale saranno indicati: il metodo con cui verranno selezionate le aziende interessate a sponsorizzare, il modo in cui ricercare i contatti con le aziende, come presentare l’iniziativa a tali aziende, e le modalità con cui verranno definiti gli accordi e stipulati i contratti. 

Grazie al denaro e al sostegno raccolto dagli sponsor sarà possibile procedere con la realizzazione vera e propria. 

Questa foto è stata scattata prima del Covid19.

Marketing, comunicazione e ufficio stampa

Il marketing, la comunicazione e l’ufficio stampa hanno, ovviamente,  un ruolo fondamentale nelle attività di svolgimento dell’evento e nel suo successo. 

Il compito del marketing, della comunicazione e dell’ufficio stampa è quello di promuovere l’evento all’esterno, attraverso diversi canali (come ad esempio il web,i social, la carta stampata o azioni di street marketing)  e di assicurarsi che questa comunicazione univoca e omogenea riesca a richiamare il maggior numero di ospiti possibile. 

Queste tre sezioni vengono gestite attraverso la redazione di un piano marketing e di un piano di comunicazione appositamente progettati. 

Event manager o event coordinator 

Nonostante si possa pensare che il compito dell’event manager sia solamente quello di creare l’evento, in realtà la sua professionalità non si limita solo all’aspetto pratico. 

Spesso il primo compito dell’event coordinator è relativo alla vera e propria stesura del progetto, che ovviamente effettua insieme all’event planner.

Terminata la fase della progettazione, il compito dell’event manager entra nel vivo grazie alla fase di realizzazione dell’evento effettuata in collaborazione con il venue manager e l’event designer. Queste due figure, e i loro team, si dovranno occupare di trovare la location migliore e di allestire l’evento nei minimi dettagli.  

Venue manager o gestore della logistica 

ll compito del gestore della logistica è quello di assicurarsi che l’evento venga allestito seguendo le linee guida determinate dal progetto proposto dall’event planner e dall’event coordinator e, ovviamente, approvato dalla committenza. 

Al contrario di quanto si potrebbe pensare, infatti, la logistica gioca un ruolo fondamentale all’interno della realizzazione di un evento. Le mansioni deputate alla logistica sono: l’allestimento, la predisposizione delle aree, la pulizia dei luoghi in cui si terrà l’evento e ultimo, ma non per importanza, la formazione di tutto lo staff che prenderà parte allo svolgimento. 

Riguardo allo staff una delle divisioni più importanti è quella rappresentata da hostess, promoter e steward, ovvero da quei professionisti che durante il vero e proprio eventi dovranno rapportarsi con gli ospiti e assicurarsi che tutto si svolga nel modo giusto. 

Hostess, steward a personale di accoglienza 

Le hostess, gli steward, i promoter e tutte le figure professionali organizzazione eventi che si occupano della parte face to face giocano un ruolo essenziale in relazione al successo di un evento.
I compiti di questi questi profili specifici, infatti, possono essere i più diversi: 

• distribuire flyer e materiale promozionale hand to hand; 
• accogliere gli ospiti all’interno dell’evento; 
• fornire informazioni sull’evento, sul suo svolgimento e su come orientarsi al suo interno; 
• promuovere o illustrare brand, servizi o prodotti all’interno delle fiere di settore. 

Soprattutto all’interno di eventi molto grandi, a cui prendono parte decine e decine di promoter, è necessario pensare ad una figura centrale alla quale questi dovranno fare riferimento. Stiamo parlando di un team leader, un referente che possa rapportarsi direttamente con l’event coordinator, senza che questo debba necessariamente procedere con un confronto uno a uno. 

Il rapporto con gli ospiti di un evento è un argomento che deve essere trattato con la giusta professionalità e delicatezza e proprio per questo motivo, se vuoi che il tuo evento abbia successo, è fondamentale rivolgersi alle figure giuste.

Questa foto è stata scattata prima del Covid19

Dove trovare le figure professionali organizzazione eventi

Come abbiamo spiegato nel paragrafo precedente, le figure specializzate che collaborano attivamente al successo di un evento sono tante, e tutte differenti tra loro. 

Ma come trovare profili affidabili, che sappiano seguire le indicazioni e contemporaneamente operare in autonomia risolvendo i problemi o gli ostacoli che si presentano lungo il percorso? 

La soluzione migliore è sicuramente affidarsi all’outsourcing, ovvero ricercare all’esterno della propria azienda. Organizzare un evento di successo in modo autonomo è un processo molto complicato anche per i brand più strutturati, soprattutto per quanto riguarda la formazione l’inserimento e il monitoraggio del personale che si occuperà dell’accoglienza degli ospiti. 

Come abbiamo spiegato nel paragrafo precedente, infatti, hostess, promoter e steward svolgono compiti essenziali e al contempo molto delicati, e proprio per questo motivo è necessario selezionare personale con esperienza rivolgendosi a realtà specializzate come Hostess&Promoter. 

Noi di Hostess&Promoter, agenzia di marketing operativo specializzata in field marketing, siamo la soluzione migliore per tutti i brand che vorrebbero avvalersi della collaborazione di esperti del marketing face to face come hostess, promoter, steward o profili specifici per l’organizzazione dei loro eventi. 

Perchè scegliere di collaborare con noi?

• Selezioneremo i collaboratori più adatti alle tue necessità, e al tuo settore,  dal nostro database di oltre 300.000 profili professionali altamente specializzati. 
• Ti faremo guadagnare tempo, occupandoci personalmente della loro formazione; 
• Ti solleveremo dalle incombenze grazie ai nostri team leader e project manager, specializzati nel monitoraggio e nella gestione di eventi 

Ma c’è di più.
Noi di Hostess&Promoter, infatti, forniamo anche servizi di kitting, logistica e di personalizzazione del materiale di comunicazione. Vuoi saperne di più? Visita i nostri case history dedicati ai grandi eventi, oppure contattaci oggi per il tuo preventivo gratuito. 

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