L’evoluzione delle Hostess nell’era digitale: dal recupero dei dati in tempo reale alla creazione dei contenuti per i social

Questa foto è stata scattata prima dell’emergenza Covid 19

Il continuo sviluppo dei dispositivi digitali, disponibili ormai in quasi tutte le nostre case, ha favorito il loro costante utilizzo anche all’interno di grandi eventi, fiere e congressi.

Grazie alla loro facile gestione, questi device, e i software al loro interno, possono favorire nettamente le attività di hostess e steward, permettendo a questi ultimi di poter incrementare i propri risultati in un minor lasso di tempo. Siete interessati a scoprire come sfruttare la tecnologia digitale all’interno dei vostri congressi e grandi eventi? Tutte le risposte vi aspettano all’interno dei prossimi paragrafi.

Come sfruttare i benefici del digital all’interno di un congresso: velocità e precisione nella raccolta dati 

Qual è la prima cosa di cui preoccuparsi, durante un congresso o un evento importante? Il momento di registrazione presso la location, e quindi la lista dei partecipanti.

Per evitare qualsiasi eventuale difficoltà e problema con gli ospiti, la lista dovrà essere organizzata in modo molto pragmatico, suddivisa per le varie tipologie di dati che dovremo inserire, o controllare. Questo primo momento sarà quindi classificabile come propedeutico, ed aprirà l’intera esperienza al nostro ospite. Si tradurrà come il primo vero contatto con il vostro brand o organizzazione, e sarà quindi anche la prima impressione che una persona avrà sul vostro intero lavoro. Durante la registrazione, gli ospiti sono solitamente impazienti di poter entrare, e sarà quindi importante gestire questo momento come parte integrante dell’intero evento; dunque non solo come una manciata di minuti da dover destinare alla burocrazia inevitabile, ma come qualcosa su cui varrà la pena spendere tutta l’attenzione e cura possibile.

Velocità, professionalità e precisione divengono quindi aspetti fondamentali su cui costruire la propria lista, in vista di quel momento. L’utilizzo di un tablet sarà quindi esteticamente più gradevole delle liste cartacee, permettendo inoltre alle risorse di gestire velocemente i dati collezionati, inserirne di nuovi, o ricercare velocemente il nome di un ospite in particolare.

Social media e creazione di contenuti in tempo reale 

Ma i dispositivi digitali più importanti, sono quelli con i quali conviviamo maggiormente durante la nostra giornata. E sono proprio loro, i famosi smartphone, che se utilizzati consapevolmente, potranno garantirvi ulteriori risultati da un congresso o da un evento specifico.

Durante il suo intero svolgimento, per esempio, potrete infatti decidere di creare dei corner nei quali favorire l’engagement con i vostri ospiti, divertirli, ma anche creare insieme a loro nuovi contenuti da condividere sui vostri canali social.

Che sia una comunicazione in tempo reale, tale da far interagire anche direttamente le persone da casa, oppure una raccolta di materiale da poter utilizzare in un secondo momento, congressi ed eventi restano sicuramente delle ottime occasioni da sfruttare, e in questo caso senza grandi sforzi, per poter raccogliere contenuti finalizzati all’ottimizzazione della vostra comunicazione.

Che sia finalizzato a semplificare le attività di accoglienza, o un nuovo mezzo per comunicare al meglio il vostro brand, il digitale si conferma quindi indubbiamente un ottimo alleato da inserire all’interno dei vostri eventi e congressi