Figure professionali nell’organizzazione di eventi: ruoli, competenze e come trovarli

Un evento è un vero e proprio strumento di marketing capace di generare visibilità, rafforzare la brand awareness, creare engagement e acquisire lead qualificati. 

Per organizzare un evento di successo occorre gestire numerosi aspetti. Pertanto, è indispensabile la collaborazione di diverse figure professionali: scopriamo quali sono, le competenze e alcuni consigli validi. 

Le 10 figure professionali coinvolte nell’organizzazione degli eventi 

L’organizzazione di un evento necessita di un lavoro sinergico: non basta un unico professionista, ma è essenziale affidarsi a un team di figure con competenze, ruoli e responsabilità definite. 

Event planner 

L’event planner è la mente creativa e strategica, l’architetto dell’evento. Definisce obiettivi, concept e linee guida, traducendo idee in piani operativi. L’event planner redige il piano generale (cronogramma, timeline, budget preliminare), definisce location e layout, coordina marketing e comunicazione, monitora i costi. 

Event manager 

L’event manager concretizza il piano stabilito dall’event planner. Si occupa dell’implementazione delle attività e del coordinamento di ogni area operativa. L’event manager gestisce contatti e fornitori, supervisiona gli allestimenti, verifica budget e costi reali, coordina lo staff durante l’evento, risolvendo problemi real-time. Raccoglie feedback post-evento e analizza i risultati. 

Event coordinator 

L’event coordinator, nei progetti complessi che prevedono la suddivisione delle attività in diverse aree operative, supervisiona un’area specifica. Occupandosi della preparazione di briefing e debriefing, del coordinamento di staff e fornitori, di monitorare le operazioni di montaggio. Supporta l’event manager nella risoluzione di criticità locali. 

Responsabile logistica 

La logistica è una componente essenziale di ogni evento. Il responsabile della logistica gestisce tempi, spazi, trasporti e materiali, garantendo precisione a tutte le operazioni. Questa figura assicura efficienza operativa, lavorando a stretto contatto con fornitori, tecnici e personale di servizio. Pianifica i flussi di materiali e persone, coordina carichi e trasporti, gestisce le tempistiche di allestimento/smontaggio, supervisiona la sicurezza di spazi e percorsi. Gestisce gli imprevisti attraverso piani alternativi.  

Responsabile comunicazione e ufficio stampa 

L’evento non ha alcuna risonanza senza una buona comunicazione. Il responsabile ufficio stampa, PR e comunicazione si occupa della redazione e diffusione di comunicati stampa, della definizione del tone of voice e dei canali di comunicazione, della gestione dei rapporti con media, blogger e influencer. Coordina i contenuti digitali, monitorando risultati e copertura mediatica. 

Responsabile marketing e promozione 

Il marketing manager è l’esperto che si occupa di far conoscere, diffondere e valorizzare l’evento. In particolare, si occupa dell’analisi del target e scelta dei canali promozionali, della gestione di campagne digital e sponsorizzazioni, della creazione di partnership e attività connesse, del monitoraggio di KPI di partecipazione/conversione. 

Addetto alla segreteria organizzativa 

Questo professionista si assicura che ogni aspetto dell’evento venga gestito con cura: si occupa della gestione di iscrizioni e conferme di partecipazione, delle prenotazioni alberghiere e trasferimenti, della preparazione di badge e materiali informativi. Offrendo supporto amministrativo costante a tutte le figure. 

Tecnici audio-video e IT specialist 

La qualità tecnica è fondamentale per organizzare un evento di successo. Audio, luci, video e connessioni rappresentano elementi che fanno la differenza. I tecnici specializzati audio/video e nel settore IT si occupano della progettazione e montaggio di impianti/attrezzature tecniche, del controllo qualità audio/video, del supporto alla regia live e della gestione di connessioni IT, streaming e piattaforme digitali. 

Sponsor/partnership

La riuscita dell’evento dipende anche dalle partnership intrecciate durante la sua organizzazione. Il responsabile sponsor individua e gestisce le collaborazioni economiche e commerciali, occupandosi della ricerca di sponsor e partner, della negoziazione e gestione dei contratti di sponsorship, del coordinamento delle attivazioni promozionali.

Hostess, steward e personale di accoglienza

Le figure sul campo come hostess, steward e promoter hanno una rilevanza enorme: rappresentano il primo contatto tra l’evento, il brand e il pubblico. Questi professionisti si occupano di:

• Accoglienza e gestione degli ospiti;
• Distribuzione di materiale promozionale;
• Supporto informativo e operativo durante l’evento;
• Promozione brand e prodotti. 

Negli eventi di grandi dimensioni, queste figure vengono coordinate da un team leader. 

Competenze e requisiti richiesti per ciascuna figura 

Tutte le figure professionali coinvolte nell’organizzazione di un evento devono possedere delle competenze trasversali. Tra cui: 

• Problem solving e capacità di gestire gli imprevisti;
• Team working e collaborazione; 
• Time management e rispetto delle scadenze; 
• Capacità di adattamento e flessibilità;
• Orientamento al cliente e stakeholder management; 
• Comunicazione efficace, chiarezza, assertività;
• Padronanza degli strumenti digitali. 

Nella seguente tabella valutiamo le hard e soft skills necessarie per ciascuna delle figure coinvolte nell’organizzazione di un evento. 

Figura professionale	Hard skills	Soft skills
Event planner	Pianificazione, budgeting, tool digitali	Creatività, visione strategica
Event manager	Gestione operativa, contratti, controllo costi	Leadership, decision making
Event coordinator	Conoscenza procedure eventi, monitoraggio	Comunicazione, affidabilità
Responsabile logistica	Supply chain, materiali, trasporti	Flessibilità, orientamento al dettaglio
Comunicazione/PR	Media relations, social media	Storytelling, networking
Responsabile marketing	Digital marketing, ADV, analytics	Capacità analitica, orientamento ai risultati
Segreteria organizzativa	Office management, strumenti informatici	Precisione, puntualità
Tecnici/IT	Audio, video, luci, streaming	Concentrazione, rapidità
Responsabile sponsor	Partnership, contrattualistica	Diplomazia, negoziazione
Hostess, promoter	Tecniche di promozione, lingue, strumenti digitali	Comunicazione, empatia, affidabilità

Come strutturare il team in funzione del tipo di evento 

Sulla base della tipologia di evento, è essenziale strutturare un team di esperti capaci di guidare all’azione. In particolare, per creare il team vincente è importante valutare: 

• Dimensione e scala dell’evento. Per piccoli eventi il team può essere composto da un event planner, un event coordinator, un responsabile logistica e tecnici part time. Per grandi eventi, la struttura deve essere completa; 
• Livello di complessità tecnologica. Per eventi ibridi o arricchiti da componenti digitali, è necessario coinvolgere tecnici audio/luci, IT specialist, esperti in regia tecnica; 
• Budget disponibile. Con budget contenuti, è possibile accorpare alcune figure, ma conviene sempre separare le responsabilità per garantire una buona riuscita all’evento; 
• Frequenza dell’evento. Per eventi ricorrenti è consigliabile mantenere figure fisse, mentre per eventi one-off è preferibile lavorare con professionisti esterni; 
• Obiettivi strategici dell’evento. Se l’evento è finalizzato alla lead generation o promozione, è bene investire in un esperto marketing e PR. Quando l’evento è tecnico o B2B, vanno ampliate le figure tecniche e logistiche. 

È bene evitare sovrapposizioni superflue, ma allo stesso tempo garantire massima copertura ad ogni area destinata all’organizzazione dell’evento. 

Come trovare le figure per l’evento 

Nel caso in cui l’azienda non collabori internamente con le figure deputate a organizzare un evento, l’alternativa valida è quella dell’outsourcing. Soprattutto per quel che riguarda la selezione, formazione e inserimento del personale dedicato all’accoglienza degli ospiti. 

Per trovare i professionisti giusti è possibile visitare piattaforme di recruiting specializzate, oppure optare per una collaborazione con scuole specializzate e università per stage formativi. Referenze e passaparola sono indispensabili per valutare ogni profilo professionale, così come l’analisi del portfolio e dei casi studio. 

Tuttavia, la migliore e più vantaggiosa alternativa è quella di attivare una collaborazione con un’agenzia specializzata: una realtà consolidata in grado di offrire team completi e competenti. Un’agenzia come Hostess&Promoter: contattaci per selezionare le migliori figure professionali per il tuo evento. 

Sfide, rischi e criticità nella gestione delle figure 

Alcuni rischi e criticità possono causare non poche problematiche durante l’evento. Le principali sfide sono nella gestione delle figure sono:

• Ruoli non definiti, sovrapposizioni, attriti interni;
• Comunicazione disallineata e mancanza di coordinamento; 
• Scarsa esperienza di una figura chiave;
• Ritardi su allestimenti/logistica;
• Costi imprevisti;
• Problemi tecnici e malfunzionamenti;
• Sponsorship non rispettate; 
• Mancato allineamento con il cliente o cambi di request in corso d’opera;
• Difficoltà nel mantenere coerenza tra strategia e operatività.

Perché servono diverse figure professionali nell’organizzazione eventi 

Organizzare un evento è un’attività complessa: necessita di visione strategica, precisione operativa, competenze tecniche, comunicazione. La distribuzione dei ruoli consente di garantire qualità operativa, un miglior livello di controllo e supervisione, massima reattività agli imprevisti e un’ottima sinergia tra marketing e logistica. Una sola figura professionale non può gestire tutto in autonomia. 

Trend emergenti e nuove figure nei progetti eventi 

Il mondo degli eventi è in continua evoluzione. Sono sempre più richieste alcune competenze e figure specifiche: 

• Digital event specialist o virtual event producer. Esperti focalizzati sull’organizzazione di eventi ibridi o virtuali, con interazione remota, streaming e piattaforme digitali;
• Hybrid event manager, professionista che gestisce simultaneamente le componenti digitali e fisiche; 
• Coordinatore eventi sostenibilità e climate event strategist, figura dedicata all’economia circolare e al presidio ambientale, capace di guidare l’evento verso pratiche più sostenibili ed ecologiche;
• Data e analytics specialist per eventi, capace di raccogliere e gestire dati sui partecipanti, engegement, conversioni, generando preziosi insight; 
• AI o automation manager, figura che integra sistemi intelligenti e automatizza i processi;
• Engagement specialist o experience designer, professionista che progetta il percorso esperienziale del partecipante (interazioni, gamification, storytelling immersivo).

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