Guida al Roadshow: Come Organizzare un Evento di Successo

Una delle tecniche di marketing esperienziale più efficaci è il roadshow aziendale. Questa attività consente di creare brand experience memorabili, distinguendo il marchio e generando lead qualificati. 

Un evento itinerante ben pianificato permette di fare la differenza: ma cos’è un roadshow, quali sono obiettivi e metriche da valutare? Scopri di più e affidati a un team specializzato per organizzare un roadshow di successo. 

 

Che cos’è un roadshow nel marketing 

Nell’intricato mondo del marketing, il roadshow assume un ruolo sempre più importante. Questo tipo di evento, promozionale e itinerante, porta il brand direttamente a contatto con l’utente, in più location e città. Il roadshow consente di intercettare il target nel suo contesto quotidiano. 

Il termine significa, letteralmente, “mostrare in strada”. Ciò che distingue un roadshow da una fiera o un evento è la sua natura, dinamica ed esperienziale. Un roadshow aziendale combina diversi elementi operativi ed esperienziali: comunicazione, intrattenimento, demo prodotto, relazione diretta con il pubblico.

Il roadshow propone esperienze immersive e memorabili, svolgendosi in periodi definiti e coinvolgendo varie aree geografiche. Dal punto di vista strategico, un roadshow rappresenta una risorsa essenziale per rafforzare la brand awareness, generare lead tramite interazioni dirette, fidelizzare i clienti ed educare il mercato su soluzioni complesse. 

 

Tipologie di roadshow e casi d’uso 

Esistono differenti tipologie di roadshow, ognuna delle quale si adatta a obiettivi, target e contesti diversi. Valutiamo le più comuni. 

 

Roadshow promozionale 

Il roadshow promozionale viene utilizzato soprattutto nel settore B2C e ha l’obiettivo di creare una brand experience coinvolgente, aumentando la visibilità del marchio e stimolando gli acquisti immediati. Prevede il coinvolgimento di stand mobili, truck brandizzati o pop-up store, allestiti in piazze, centri commerciali o durante eventi pubblici. I casi di utilizzo comuni includono campagne stagionali, attività di sampling ed engagement diretto con il pubblico. 

 

Roadshow di lancio prodotto 

Questo formato viene impiegato per presentare un nuovo prodotto o servizio, con lo scopo di generare interesse e coinvolgimento diretto. Può essere statico o itinerante e può prevedere attività di test prodotto, sampling e demo live. I casi d’uso più frequenti sono i test drive itineranti di nuovi veicoli o eventi B2C per consumer electronics e food & beverage. 

 

Roadshow corporate

Il roadshow corporate ha come target stakeholder, partner e clienti strategici. L’obiettivo chiave è quello di rafforzare l’immagine del brand e le relazioni commerciali. Viene organizzato soprattutto in location fisse, può prevedere presentazioni, talk, workshop, ed è utilizzato per lanciare nuove strategie, per il repositioning del brand o per comunicazioni istituzionali. 

 

Roadshow B2B

Questo formato di roadshow è dedicato a un pubblico professionale, l’obiettivo principale è la lead generation o formare il target, presentando soluzioni complesse. Può essere statico a tappe oppure ibrido, prevede la combinazione di presenza fisica e partecipazione online. I casi d’uso frequenti sono tour itineranti utilizzati per presentare piattaforme IT, workshop formativi e demo per clienti business. 

 

Roadshow formativo o interno 

Il roadshow formativo ha lo scopo di migliorare la formazione della forza vendita, del personale interno o dei dealer, aggiornandone le competenze. Può prevedere eventi itineranti o statici, includendo tour di training e workshop di aggiornamento riguardo le strategie commerciali o le caratteristiche dei prodotti. 

 

Obiettivi e benefici di un evento itinerante per le aziende

La possibilità di raggiungere il pubblico in modo diretto, superando i limiti geografici di un evento fisso, rappresenta uno dei vantaggi del roadshow. Dal punto di vista strategico, gli obiettivi principali di un evento itinerante sono: aumentare la brand awareness, generare lead qualificati, stimolare le vendite, lanciare nuovi prodotti e rafforzare la relazione con il target.

A questi obiettivi si affiancano numerosi benefici operativi e comunicativi:

• Maggiore prossimità al target audience. Il contatto diretto tra brand e consumatore aumenta la probabilità di interazione, coinvolgimento e vendita. Il roadshow semplifica la costruzione di relazioni solide e durature;
• Brand experience memorabile. Un roadshow garantisce esperienze multisensoriali, che consentono al pubblico di vivere il brand in modo concreto. Questo genere di interazione incrementa la memorabilità e il ricordo del marchio;
• Lead generation ed engagement. Le interazioni fisiche permettono di raccogliere contatti qualificati e profilati. Il roadshow stimola l’engagement, aumentando il tempo di permanenza;
• Flessibilità strategica e geografica. Il roadshow si adatta a diversi mercati, segmenti di pubblico e aree geografiche. Il brand raggiunge il cliente in contesti naturali; 
• Impatto mediatico e differenziazione. Un roadshow ben progettato attira l’attenzione di social network e media locali, generando naturalmente UGC (User Generated Content). Posiziona l’azienda vicina alle esigenze del target, proattiva, differenziandola dai competitor e rafforzando la brand reputation. 

 

Differenza tra roadshow B2B vs B2C 

I roadshow B2B e B2C presentano differenze significative dal punto di vista strategico e operativo. In particolare, ciò che differenzia un tour promozionale pensato per il consumatore da uno pensato per il business sono i seguenti fattori:

• Target. Nel mondo B2B il pubblico è composto da decision maker aziendali e stakeholder, mentre nel B2C il target è il consumatore finale; 
• Obiettivi. Un roadshow B2B punta alla lead generation qualificata, alla costruzione di relazioni di lungo termine e al networking. Un evento B2C, invece, mira ad aumentare le vendite immediate, la brand awareness e il buzz social;
• Messaggio e contenuti. La comunicazione, in eventi B2B, si concentra su ROI, dati, competenze tecniche e soluzioni, mentre nel B2C il focus è sulle emozioni e sull’esperienza immersiva; 
• Location. I roadshow B2B si svolgono soprattutto in business center, hotel, sedi aziendali, mentre i B2C in piazze, centri commerciali e aree ad alta affluenza;
• Format dell’evento. Nei roadshow B2B vengono utilizzati workshop, presentazioni, demo con stand e personale specializzato, mentre nei B2C prevalgono gli stand interattivi, colorati ed esperienziali che favoriscono un engagement rapido; 
• Follow-up. Negli eventi B2B il follow-up è essenziale e strategico, in quanto le decisioni necessitano di tempo. Nel B2C il follow-up è immediato e automatico, legato a iscrizioni o vendite dirette;
• Promozione. I roadshow B2B vengono comunicati tramite campagne mirate (e-mail, LinkedIn, inviti personalizzati), mentre nel B2C si utilizzano social media, influencer marketing, PR locali. 

 

Esempi reali di roadshow di successo 

Per comprendere pienamente i vantaggi di un roadshow perfettamente organizzato, valutiamo due casi di successo:

• Mondo Convenienza – Summer Tour Outdoor. Il brand, in collaborazione con Hostess&Promoter, ha organizzato un tour estivo presso i principali stabilimenti balneari italiani. Giochi interattivi, gadget e animazione hanno avvicinato il brand al target, aumentando la brand awareness e la memorabilità del marchio;
• Leopard – Dolomiti Super Ski. Questo tour, organizzato in collaborazione con Hostess&Promoter, ha intercettato i turisti durante la stagione invernale, in Trentino-Alto Adige. Dimostrazioni di prodotto, distribuzione di campioni omaggio, animazione e contatto face-to-face hanno permesso al brand di intercettare l’interesse del target, incrementandone la fiducia.

 

Come pianificare un evento itinerante di marketing: guida step by step

L’organizzazione di un roadshow necessita di una preparazione accurata, dalla definizione degli obiettivi alla misurazione dei risultati. Scopriamo tutte le fasi chiave. 

 

Definizione obiettivi e target

È fondamentale identificare lo scopo dell’evento e il pubblico da raggiungere. Gli obiettivi devono essere SMART: Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e definiti nel Tempo.

 

Budgeting

Occorre pianificare il budget includendo location, logistica, trasporti, allestimento, personale, materiali promozionali e attività di marketing, prevedendo un fondo imprevisti. 

 

Scelta tappe e location

Bisogna selezionare le città e i luoghi strategici, ad alta affluenza, maggiormente frequentati dal target, a seguito di un’analisi preliminare dei flussi di traffico e delle abitudini di consumo. È importante verificare se è necessario ottenere permessi e autorizzazioni. 

 

Ideazione del concept 

Il cuore della progettazione è nel concept: l’esperienza deve essere interattiva, memorabile, capace di rispecchiare l’identità del brand. Il format deve essere trasportabile e facilmente replicabile in ogni tappa. 

 

Logistica e operatività

È necessario organizzare ogni dettaglio logistico: dal trasporto al montaggio e smontaggio delle attrezzature, dalla gestione del personale promozionale al coordinamento di tour leader e promoter. Lo staff deve essere debitamente formato e selezionato, in quanto l’interazione è cruciale per il successo dell’evento.

 

Promozione pre-evento

Il marketing prima dell’evento consente di creare attesa e interesse. Tramite social media, email marketing, influencer locali, PR e hashtag dedicati, è possibile aumentare l’engagement. 

 

Esecuzione e gestione in loco 

Durante l’evento, è importante garantire qualità e coerenza all’allestimento. È bene gestire il flusso di visitatori, incoraggiando le interazioni, raccogliendo dati e feedback.

 

Misurazione dei risultati post-evento

Post-evento, è necessario analizzare i risultati per poter ottimizzare le future iniziative.

 

Come misurare il successo del tuo roadshow 

Il successo di un roadshow non può essere misurato solo valutando il ROI immediato: l’aumento della brand awareness, spesso, rappresenta il fattore chiave. Per poter valutare l’efficacia di un roadshow, occorre tracciare alcuni KPI chiave tra cui:

• Numero di partecipanti. Indica l’attrattività della location e l’efficacia della promozione;
• Tasso di registrazione vs partecipazione, utile se l’evento prevede inviti/iscrizioni. Evidenzia la capacità dell’evento di generare interesse concreto;
• Tempo medio di permanenza e interazione, ovvero per quanto tempo i partecipanti rimangono coinvolti. Misura il livello di engagement;
• Lead generati e contatti raccolti, realmente interessati al brand/prodotto. Un dato essenziale per stimare il potenziale commerciale;
• Qualità dei lead e percentuale dei partecipanti realmente in target. Permette di valutare l’efficacia della profilazione e della selezione delle location;
• Appuntamenti di follow-up fissati, il quale indica l’interesse concreto e la propensione all’acquisto;
• Vendite dirette o conversioni, utili a misurare l’impatto immediato dell’evento;
• CPL (Costo per Lead) + CAC (Costo per Acquisizione). Consentono di valutare l’efficienza economica dell’iniziativa;
• Pipeline generato, ovvero il valore stimato delle opportunità commerciali create. È utile per stimare risultati futuri;
• Engagement sui social media, misura la visibilità online e l’effetto buzz; 
• Copertura mediatica, il quale indica la risonanza esterna dell’evento;
• Feedback/soddisfazione dei partecipanti (NPS – Net Promoter Score). Consentono di valutare l’esperienza percepita, l’interesse e la probabilità di raccomandazione dell’evento;
• ROI. Il rapporto tra ricavi generati e costi sostenuti è un fattore decisivo, il quale misura l’efficacia economica complessiva del roadshow. 

È importante, inoltre, monitorare la conversione dei lead entro 30-60 giorni dall’evento, inserendoli nel CRM immediatamente per non perdere opportunità. Il confronto delle performance con eventi precedenti contribuisce a migliorare organizzazione e strategia. In contesti B2B o di massa, occorre equilibrare qualità e quantità dei partecipanti, per poter ottenere risultati concreti. 

 

Affidati a Hostess-Promoter per il tuo roadshow 

L’organizzazione di un roadshow richiede competenze specifiche: affidarsi a un team specializzato rappresenta la migliore delle alternative. 

Hostess&Promoter, con 10 anni di esperienza e con un team di oltre 300.000 professionisti formati, si occupa di ogni aspetto dell’organizzazione di un roadshow di marketing: selezione e formazione del personale, logistica, permessi, promozione, analisi dei risultati.

Per organizzare roadshow efficaci e coinvolgenti, contatta subito Hostess&Promoter!

 

FAQ su roadshow aziendali di marketing 

Quanto costa organizzare un roadshow? 

Il costo di un roadshow varia in base a diversi fattori: durata, tappe, location, personale. Per piccoli tour locali (1-3 tappe) il costo oscilla da 5.000–15.000€, per roadshow nazionali (4-8 tappe) si può arrivare a 20.000–50.000€, mentre tour complessi con più tappe e alta tecnologia possono superare i 50.000–100.000€. Ogni progetto deve essere personalizzato: contatta Hostess&Promoter per preventivi su misura.

 

Serve personale interno o si può esternalizzare?

Non serve personale interno per organizzare un roadshow. È possibile esternalizzare completamente la gestione a un’agenzia specializzata.

Quanto deve durare un roadshow?

Un roadshow può durare da pochi giorni a diversi mesi, in base agli obiettivi.