Team di promoter per eventi: 10 buoni motivi per ingaggiarne uno

Devi organizzare un evento di alto profilo come il lancio di un nuovo prodotto, un convegno oppure un meeting aziendale? I compiti che avrai in qualità di organizzatore sono tanti e onerosi, ma seguendo il nostro articolo “Team di promoter per eventi: 10 buoni motivi per ingaggiarne uno” scoprirai 10 ottime ragioni per cui scegliere di avvalerti di promoter professioniste renderà il tutto non solo più facile, ma anche piacevole.

Iniziamo subito parlando di quelli che saranno i tuoi doveri:

• fare immediatamente colpo suoi tuoi ospiti, mostrando un’immagine positiva, dinamica e proattiva della tua realtà e/o del prodotto che stai andando a proporre
• far sentire tutti a proprio agio, in un ambiente amichevole e rilassato
  

Come puoi raggiungere questi due importanti obiettivi, con una sola mossa strategica? Semplice: devi assumere un team di promoter che si occuperà di questo e molto altro!

Andiamo a capire chi sono i promoter e quali sono le loro mansioni.

Team di promoter per eventi: chi sono e cosa fanno

Chi sono i promoter? E di cosa si occupano?

Grazie alla loro presenza, all’abilità nel coinvolgere le persone, alla conoscenza della location e degli argomenti trattati, questi professionisti nel campo degli eventi ti aiuteranno ad interfacciarti con i tuoi ospiti in modo garbato, professionale e piacevole.

Le promoter per eventi sono tra le principali figure professionali che operano nel campo dell’organizzazione di eventi: le donne e gli uomini che entrano a far parte di questa categoria hanno una serie di requisiti che li rendono persone sempre gradite agli ospiti di un evento, che grazie a loro si sentono accolti, seguiti e rispettati.

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Team di promoter per eventi: 10 buoni motivi per ingaggiarne uno 

I 10 buoni motivi per cui investire su di loro è un’ottima scelta vengono quindi da sé. Li vediamo subito.

Motivo #1: i promoter sono di bella presenza

Inutile negarlo, le donne e gli uomini che lavorano come promoter per eventi hanno caratteristiche che li rendono di “bella presenza”.

Sono generalmente persone molto interessanti prima di tutto a livello culturale, ma non manca certo un’attenzione particolare al proprio look e al modo di porsi al cliente.  

Il concetto di “bella presenza” significa prima di ogni altra cosa avere sempre il sorriso sulle labbra, essere gentili, educati e discreti. 

Motivo #2: i promoter hanno attitudini personali speciali

A differenza di altri professionisti nel campo dell’organizzazione di eventi, i promoter per eventi hanno a che fare direttamente con i tuoi ospiti, supportandoli in tutto e per tutto. 

Cosa li contraddistingue? 

• l’eleganza dei loro modi;
• la cortesia e la disponibilità nel dare informazioni;
• la pazienza nell’ascoltare le persone e le loro necessità specifiche;
• la flessibilità nell’adattarsi al contesto e alla tematica dell’evento;
• la capacità di lavorare in team;
• nonché l’abilità di un rapido problem solving.

Motivo #3: i promoter hanno un’ottima formazione

Il terzo motivo è strettamente legato al punto due, perché ennesimo aspetto da non sottovalutare è il livello culturale dei promoter che consente loro di avere estrema flessibilità tra un evento e l’altro.

Si ritrovano a passare dal lancio di un nuovo prodotto a – magari – una fiera più tecnica o un congresso medico. Ogni evento si rivolge ad un settore specifico, ha un certo tipo di ospiti, riguarda determinati argomenti e i promoter devono sempre essere formati, informativi e a proprio agio.

Motivo #4: i promoter aiutano ad allestire la location prima dell’evento 

I promoter sono operativi ancor prima che l’evento abbia inizio.

Possono infatti collaborare attivamente anche nell’allestimento della location entro cui si svolgerà l’evento. 

Motivo #5: i promoter creano partecipazione

Vuoi far provare un nuovo prodotto ai tuoi ospiti? Vuoi che entrino in un’area tematica e specifica del tuo stand?

In tutte queste situazioni di marketing esperienziale, i promoter sapranno cosa fare, motivando i tuoi ospiti a compiere l’azione desiderata (sempre senza insistenza e senza forzature).

Motivo #6: i promoter lasciano informazioni

Desideri che nessuno lasci il tuo stand senza aver preso un determinato opuscolo oppure la tua nuovissima brochure?

Ci pensano i promoter, con tatto e…un bel sorriso sulle labbra!

Sapevi che ci sono alcune differenze tra le hostess e i promoter?

Leggi il nostro approfondimento sulle differenze tra il profilo di hostess e quello di promoter, così da scegliere la migliore soluzione per le tue esigenze!

Le hostess sono essenzialmente preposte a mansioni di accoglienza, di tour leader e di interpretariato. Vediamo quali sono le loro mansioni e come si differenziano dai promoter.

Motivo #7: le hostess accolgono gli invitati

Quando gli ospiti entrano nella location è dovere del padrone di casa farli sentire subito a proprio agio. Proprio per questo motivo le hostess li aspettano all’ingresso per salutarli e dar loro tutte le informazioni necessarie per un’esperienza da subito ottimale.

Inoltre, sempre nell’ambito dell’accoglienza, si occupano di consegnare ai partecipanti dell’evento gadget, piccoli regali e materiale informativo.

Motivo #8: le hostess possono aiutarti con i clienti stranieri

La hostess hanno inoltre un formidabile asset: conoscono diverse lingue straniere e possono quindi aiutarti nella gestione di clienti internazionali.

Oltre a parlare bene l’italiano in modo impeccabile, le hostess possono arrivare a padroneggiare fino a 3 o 4 lingue.

Motivo #9: le hostess si trasformano in tour leader

E in caso di spostamenti da una location all’altra? Le hostess sono padrone della situazione, perché ad esempio:

• quando l’evento dura più giorni e al termine di ciascuna giornata gli ospiti devono raggiungere un hotel dove riposarsi, faranno loro da tour leader;
• quando gli ospiti vanno accolti all’aeroporto, le hostess saranno le prime persone a riceverli.
  

Motivo #10: le hostess e i promoter gestiscono il post-evento

Abbiamo detto in apertura dell’articolo che i promoter dell’evento sono al tuo fianco ancor prima che l’evento vero e proprio inizi. Lo stesso vale per la fine dell’evento, sia per le hostess che per i promoter.

Entrambe le figure si occupano infatti di:

• salutare gli ospiti e accompagnarli verso le uscite;
• sottoporre i partecipanti ad una rilevazione della customer satisfaction, per esempio consegnando un questionario;
• rilasciare eventuali attestati di partecipazione;
• e riordinare le sale meeting utilizzate.

In entrambi i casi, affidarsi a un’agenzia che si occupa di selezionare per te e la tua realtà i giusti profili è una scelta non solo vincente, ma anche efficiente e strategica, per tutti i motivi che abbiamo appena terminato di elencare.

Vorresti organizzare un lancio di prodotto o un evento? Scegli il team di promoter o hostess più adatto a te!